Rolverandering van publieke partijen in contact met de praktijk

Waar het schuurt zit potentieel...

Met de veranderingen in het Sociaal domein en de introductie van de Omgevingswet worden bestaande kaders vervangen; kader vanuit de Ruimtelijke Ordening en Milieuwetgeving, kaders vanuit het sociaal domein. Hierdoor worden overheden, zorg en welzijnsorgansaties, waterschappen en andere partijen uitgedaagd te werken vanuit vertrouwen en vanuit meer volwassen verhoudingen. Wat aarzelend worden bestemmingsplannen omgevingsplannen genoemd op weg naar verandering. Langdurig bestaande relaties tussen gemeentes en partijen en de zorg en welzijn worden losser.

Wat betekent dit voor de rol van de medewerkers binnen deze organisaties? Dezelfde manier van werken levert niet de gewenste verandering richting vertrouwen. Dus hoe pak je zo'n proces aan, en wat is de eerste stap? Welke rol speelt participatie en betrokkenheid hierin?

Deze nieuwe of onbekende situatie vraagt van overheden zich in te leven en te ontwikkelen in hun nieuwe rol. Wat kun je als overheid doen om ruimte te bieden voor initiatieven en cocreatie tussen nieuwe partijen? Arwen van Buuren noemt dat overheden burgers moeten uitnodigen om initiatieven tot stand te brengen. Als je dan mensen uitnodigt tot initiatief dan is de hamvraag; Wat volgt er dan daarna? Ook in deze nieuwe verhouding is er sprake van een krachtenspel dat samen nieuwe betekenis geeft aan bijvoorbeelde publieke ruimte in een wijk, waardoor het gebruik ook vorm krijgt. Zo onstaan er ook nieuwe netwerken en potentieel nieuwe vormen van samenwerking.

Krachten vanuit het veld proberen je als overheid terug te trekken in een rol van beschermende ouder door te wijzen op oude 'rechten' op subsidie, of door de overheid verwijten te maken vanwege de moeite die het ontwikkelen van nieuwe plannen kost. De keuze voor de formele procedure of relaties zoals in een partnerschap, of aanbesteding is dan direct van invloed. Evenals de mogelijkheden tot het ontdekken van nieuwe rollen in het veld. Dit gaat niet vanzelf. Via procesondersteuning kan dit over gaan in gelijkwaardige posities en nieuwe verhoudingen.

In Samen Wageningen werkten we met stappen voortkomend uit theorieën voor complexe processen en Deep Democracy.

Processtappen

Hieronder volgen in één adem een aantal voorbeelden die wij hebben gebruikt in Samen Wageningen.

Door helderheid te schetsen in de leidende kaders was er richting

Door als procesbegeleider niet verantwoordelijkheid te nemen voor de inhoud en deze wel in beeld te brengen

Door het spiegelen van de genomen rollen en de nodige rollen van de partijen waren er afgebakende en heldere rollen

Door bewust belangen en overeenkomsten in belangen zichtbaar te maken is er verbinding en betrokkenheid gegroeid

Door kleine interventies zoals mensen zelf notulen te laten maken nemen ze verantwoordelijkheid

Door mandaat te geven aan een vertegenwoordiging kregen mensen invloed passend bij hun rol anderen te vertegenwoordigen 

Door mensen én over het geheel én over specifieke onderdelen mee te laten praten kregen ze inzicht in de complexiteit en de mogelijkheid tot overzicht.

Verantwoordelijkheid, participatie en betrokkenheid waren de basis voor invloed uitoefenen in de plannen. En een belangrijke stap, want het betrof wel een proces waarin verschillende organisatie in Wageningen samen verantwoordelijkheid namen voor de diensten op het gebied van Zorg en Welzijn aan de bewoners in Wageningen voor de komende 4 jaar. 

Verandering betekent loslaten

Dit proces ging gepaard met pijn over het loslaten van mogelijkheden in het verleden, pijn over het wel of niet overleven van een organisatie in de nieuwe situatie, pijn door uit de comfort zone te moeten stappen om nieuwe kansen te vinden en hiervoor anderen verantwoordelijk te maken.  

Op zulke momenten beïnvloeden je eigen overtuigingen de onderlinge verwachtingen; verwachtingen tussen het veld en beleid, tussen collega's onderling bijvoorbeeld wanneer je bij een experimenteel project je project intern moet verantwoorden en interne kaders bijvoorbeeld financiële kaders dit lastig maken; steun voor dergelijke experimenten in andere delen van de organisatie is dan zeker niet altijd het geval. 

Dit vraagt van overheden wel dat zij zelf en het veld het belang zien en hun betrokkenheid inzien en ervaren. In die betrokkenheid daar worden ook de verschillen merkbaar. Aannames over vroeger gemaakte afspraken houden niet meer stand en moeten plaats maken voor nieuwe. Alleen in onderling contact kan er iets nieuws ontstaan, en kan het veld en de overheid een nieuwe rol vinden.

De rol van procesondersteuning

Vaak wordt procesondersteuning of projectmanagement van een externe ingeschakeld op zulke momenten. Zij schakelen dan tussen de visie van het veld en de overheidsmedewerkers. Dit kun je zien als een erkenning dat het medewerkers soms boven hun pet gaat. Of op een andere manier geeft het inzicht in de weerstand die er ontstaat indien er experimenten worden gedaan en er ruimte wordt gezocht om anders met de kaders om te gaan. Waardoor er beweging kan ontstaan. De expertise van deze ondersteuning zit dan ook in de neutrale positie van waaruit men de stakeholders inclusief de overheid kan laten nadenken over waar ze staan, wat de belangen zijn, waar afscheid van genomen moet worden. Zo kan er ruimte ontstaan voor een andere verhouding, voor een nieuw initiatief, voor een innovatief projectplan. Niet altijd realiseren de stakeholders zich dat ook zij zelf moeten veranderen.

Dus hoe verander je als overheidsorganisatie mee in dit proces? In het veld zien we overheden die deze veranderingen als systeem in één keer willen maken. Dan krijg je waarschijnlijk te maken met een lang en stroperig proces. Door dit vanuit de praktijk vorm te geven kun je ontdekken waar het schuurt, waar conflicterende verwachtingen en aannames bestaan, en om van daaruit aan nieuwe rolopvattingen werken. Het gaat dan om een veelheid aan kleinere stapjes en kleinere keuzes waardoor veranderingen en nieuwe rollen onderweg ontdekt kunnen worden. Met andere woorden, deze verandering vraagt maatwerk en reflectie in het zetten van stappen naar die nieuwe rolopvatting. Een training en intervisie op dit gebied kan ook een dergelijke functie hebben, om stil te staan bij de nieuwe rol, om als collega's onderling op je werk te reflecteren.